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Digital statt analog: Verkehrssicherungspflichten im Blick behalten

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 2. September 2020 10:53:17 MESZ

Spacewell Germany Blog Verkehrssicherungspflichten

Management & Verwaltung von Jens Hoffstiepel

Das Dach ist defekt und ein Dachziegel droht bei stärkerem Wind auf die Straße zu fallen? Der Gehweg vor dem Haus ist vereist und spiegelglatt? Der Fahrstuhl oder andere technische Anlagen müssen regelmäßig gewartet werden, um sicher und funktionstüchtig zu sein? Darum müssen sich Immobilienbesitzer bzw. die von Besitzern beauftragen Immobilienverwaltungen kümmern, denn sie müssen dafür sorgen, dass von und in ihren Immobilien keine Gefahr ausgeht. Diese sogenannten Verkehrssicherungspflichten bestehen gegenüber Mietern und anderen Personen, die auf dem Grund und Boden Schaden nehmen könnten. Im Immobilienrecht gibt es hunderte Verkehrssicherungspflichten. Werden diese nicht eingehalten, besteht akute Gefahr für die Mieter – und auf Verwalter, Vermieter oder Eigentümer können hohe Kosten durch unerwartete Ausfälle, Reparaturen oder gar Personenschäden zukommen.

Die Verkehrssicherungspflicht im BGB 

Wer eine Immobilie besitzt, hat nicht nur Rechte. Er hat auch die Pflicht darauf zu achten, dass niemand durch sein Eigentum zu Schaden kommt. Wer also Gefahrenquellen nicht beseitigt, kann im Zweifel haftbar gemacht werden. Die Verkehrssicherungspflicht ist im BGB geregelt. Sie verpflichtet denjenigen, der eine Gefahrenquelle schafft oder unterhält, die notwendigen und zumutbaren Vorkehrungen zu treffen, um Schäden anderer zu verhindern - das gilt auch für Immobilieneigentümer. Kommt der Eigentümer seiner Pflicht nicht nach, macht er sich unter Umständen strafbar. So kann etwa ein Passant, der von einem herabfallenden Dachziegel verletzt wurde, Schadenersatz vom Hauseigentümer verlangen. Der Eigentümer bzw. die von ihm beauftrage Immobilienverwaltung ist verpflichtet, regelmäßig den Zustand seiner Immobilien sowie den darin verbauten technischen Anlagen zu kontrollieren und Gefahrenquellen zu beseitigen. So muss beispielsweise alle zwei Jahre die Aufzugsanlage überprüft werden, das Treppenhaus gefahrlos begehbar, der Spielplatz kindersicher sein. Auch die Außenbeleuchtung des Hauses muss funktionieren: Stürzt etwa ein Mieter, weil er im dunklen Eingang die Stufe verfehlt hat, kommt der Vermieter unter Umständen für den Schaden auf. Das sind nur einige wenige Beispiele. 

Wie oft eine mögliche Gefahrenquelle von Immobilien kontrolliert, hängt von der Gefahrenquelle und der potenziellen Gefährdung ab. Einen morschen Baum beispielsweise, der aufs Nachbarhaus fallen könnte, muss man regelmäßig im Auge behalten. Für einen freistehenden, jungen Baum gilt das dagegen nicht unbedingt. Bei einem Dach reicht es, alle paar Monate zu kontrollieren, ob sich etwas gelockert hat. Kündigt sich ein starker Sturm an, kann man vorher aber noch einmal nachschauen. Anders stellt es sich bei den technischen Anlagen dar. Ein Fahrstuhl muss beispielsweise spätestens alle zwei Jahre auf Betriebssicherheit überprüft werden und eine Heizungsanlage bestenfalls jährlich. 

Schnee und Eis 

Auch die Streupflicht ist Teil der Verkehrssicherungspflicht. Bei Schnee- und Eisglätte muss der Vermieter dafür sorgen, dass der Gehweg vor dem Haus und der Zugang zum Grundstück schnee- und eisfrei ist. Die Streupflicht hat allerdings Grenzen: Die vorherrschende Rechtssprechung verpflichtet den Vermieter nicht zu pausenlosem Räumeinsatz, aber zumindest in den üblichen Verkehrszeiten von 7 bis 21 Uhr muss er Schnee und Eis räumen, gegebenenfalls auch mehrmals am Tag. Die Streuverpflichtung kann der Vermieter auch auf die Mieter, den Hausverwalter oder einen Räumdienst übertragen. Damit befreit er sich jedoch nicht vollständig von der Haftung für eventuelle Schäden; er haftet im gleichen Umfang wie sein mit der Aufgabe betrauter Vertreter. 

Pläne für den Räumdienst, besonders in großen Immobilienkomplexen, können mithilfe von digitalen Serviceportalen für die Mieterkommunikation heute gleichzeitig an alle Mieter eines Hauses übermittelt und im darin enthaltenen digitalen “Schwarzen Brett” veröffentlicht werden. Die Zeit der Aushänge Hausflur, die nach spätestens zwei Wochen entfernt wurden” ist vorbei und sowohl Immobilienbesitzer als auch Immobilienverwaltungen können mit den digitalen Systemen sicher gehen, dass jeder Mieter die Information erhält. 

So behalten Eigentümer und Immobilienverwalter dennoch sämtliche Pflichten im Blick 

In der Immobilienwirtschaft und gerade als Verwalter einer Immobilie sollte man sich genaustens mit den Verkehrssicherungspflichten oder auch Verkehrspflichten auseinandersetzen. Da die Anzahl der einzelnen Verkehrssicherungspflichten weitreichend ist, ist es schwer jederzeit alle im Blick zu haben. Zudem sind die zahlreichen Verkehrssicherungspflichten mitunter streng gehalten und müssen von Immobilienbetreibern genaustens eingehalten werden. Hinzu kommen verschiedene Wartungsfristen der technischen Anlagen in Immobilien, die oft nicht nur durch das Gesetz, sondern auch durch Herstellervorschriften bestimmt werden. Durch die hohe Anzahl durchzuführender Kontrollen und deren Dokumentationspflicht entsteht eine Menge Arbeitsaufwand. 

Da die Normen und Gesetze immer erweitert werden, ist der Einsatz eines digitalen Systems sinnvoll. Mit in Softwarelösungen für das Immobilienmanagement integrierte Module kann diese wichtige Aufgabe heute unkompliziert abgebildet werden und Immobilienverwaltungen behalten aufgrund eingestellter Wiedervorlagen bzw. Erinnerungen alle Wartungstermine im Blick und haben dafür zugleich alle relevanten Dokumente vorliegen.  

Wartungen und Kontrollen mithilfe von Softwarelösungen dokumentieren 

Durch den großen Umfang der Verkehrssicherungspflichten wirken sie oft abstrakt. Hinzu kommen Termine für regelmäßige Kontrollen und Wartungen, mit denen bestenfalls teure Instandsetzungsarbeiten vermieden werden. Dabei sind oft bestimmte Fristen und Vorschriften, die vom Hersteller der einzelnen Teile empfohlen werden oder gesetzliche Vorgaben, wie etwa die Feuerstättenschau, einzuhalten. Regelmäßige Wartungen und Inspektionen sowie die entsprechende Dokumentation nehmen so viel Zeit bei der täglichen Arbeit in der Immobilienverwaltung in Anspruch. Für die Wartungen und Inspektionen muss ein fachkundiger Spezialist angefordert werden, dieser muss Protokolle einhalten und alle Aspekte des Zustandes festhalten sowie weitergeben. Diese Protokolle müssen folglich abgelegt und der Zustand notiert werden – denn hier gelten Dokumentationspflichten und der Betreiber muss zur nächsten Wartung die Dokumente und Protokolle griffbereit haben.  

Die Ablage der Dokumente in einer Software für das Immobilienmanagement direkt in den Objektdaten der entsprechenden Immobilie mit der zusätzlichen Möglichkeit, alle zusätzlichen Informationen zu der technischen Anlage direkt mitzupflegen oder Wartungstermine bzw. -intervalle mit Erinnerungen anzulegen, stellt die Einhaltung der Verkehrssicherung aller technischen Anlagen in einem Immobilienportfolio sicher - alle Informationen und Dokumente sind mit wenigen Mausklicks abrufbar. 

Eingehende Meldungen sofort zuordnen 

Tritt ein Mangel auf, muss dieser sofort der Verwaltung bzw. dem Betreiber gemeldet werden. Ansonsten besteht eventuell eine akute Verletzungsgefahr, die eliminiert werden muss. Aber wie ist die Mängelbehebung in Immobilien geregelt? Besonders bei großen Immobilienportfolios? In den meisten Fällen kommt die Meldung entweder vom Mieter oder aber ein Mitarbeiter der Verwaltung findet den Mangel bei einem Kontrollgang. Weitergeleitet wird er dann telefonisch oder durch eine E-Mail. Die weitere Bearbeitung beinhaltet eine lange Suche nach dem passenden Objekt, der technischen Anlage und dem zuständigen Handwerker sowie viele weitere Koordinationsschritte. 

Beanstandungen und Mängel können heute jedoch unkompliziert über Serviceportale für die Mieterkommunikation gemeldet werde. Dabei werden alle gemeldeten Mängel direkt mit dem betreffenden Objekt in Verbindung gebracht. Eine bilaterale Schnittstelle zwischen der Kommunikationsplattform und der Software für das Immobilienmanagement macht es möglich, dass alle Angaben abgeglichen werden, ohne zwischen den Programmen wechseln zu müssen. Und wenn nötig kann direkt aus der Software für das Immobilienmanagement der passende Handwerker für die Instandsetzung beauftragt werden – notfalls sogar mit entsprechenden vorhergegangenen Angebotsanfragen. Alles mit wenigen Mausklicks und anzuwenden auf alle in einem Immobilienbestand befindlichen technischen Anlagen, wie etwa Trinkwasser- oder Heizungsanlagen, Fahrstühle, Spielplätze, usw.  

So behalten Sie alle Normen, Fristen und Gesetze im Blick 

Mit derartigen Lösungen können Immobilienunternehmen also gleich mehrere komplexe Aufgaben in der Verkehrssicherungspflicht auf einmal abbilden und die Verkehrssicherungspflichten unkompliziert einhalten. Die Softwarelösung unterstützt Nutzer dabei, alle technischen Objekte und Bauteile mit sämtlichen benötigten Details und Dokumenten im Auge zu behalten und stets alle Wartungs- und Inspektionstermine im Blick zu haben. Dafür werden alle technischen Objekte und Bauteile der Immobilien aufgenommen und den jeweiligen Objektdaten zugeordnet. Alle Mitarbeiter einer Immobilienverwaltung, die nicht mit den technischen Anlagen jeder Immobilie vertraut sein können, ist eine entsprechende Datensammlung somit zugänglich. Das macht die Bearbeitung unkompliziert, schnell und zuverlässig. Dabei werden zugleich Wartungs- und Inspektionsfristen hinterlegt und mit Meldungen versehen, sodass die Software eine Nachricht sendet, wenn für eine technische Anlage oder ein Bauteil eines bestimmten Objektes ein Termin ansteht. Die gesamten Prozesse zur Einhaltung von Verkehrssicherungspflichten und von Mängelbehebungen werden mithilfe von Funktionen für die Annahme der Mängelmeldung über die Angebotseinholung sowie Auftragsabwicklung bis hin zur Umsetzung baulicher Maßnahmen und sogar weiter bis zur Einhaltung von Gewährleistungsfristen in einem System abgebildet. 

Alle Verkehrssicherungspflicht und eventuell anstehende Instandsetzungen werden so vereinfacht und beschleunigt, um Unternehmen der Immobilienwirtschaft die Arbeit deutlich zu erleichtern. Die Aufgaben der technischen Immobilienverwaltung können so zeit- und kosteneffektiver ausgeführt werden. 


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