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Digitales Toolset – den Status “fertig” gibt es wohl nie

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 25. November 2020 10:03:00 MEZ

Spacewell Germany Digitales Toolset – den Status “fertig” gibt es wohl nie

Digitales & Technologie von Jens Hoffstiepel

So viele Einschränkungen und Unwägbarkeiten sowohl die Gesellschaft also auch die Wirtschaft während der Corona-Krise mitmachen müssen, zumindest was die Digitalisierung in Deutschland betrifft, bringt die Krise einige Steine ins Rollen – auch in der Immobilienwirtschaft. Viele Unternehmen haben die Vorteile der digitalen Arbeitsweise und automatisierter Abläufe für sich entdeckt. Dabei wird nicht nur das Arbeiten aus dem Homeoffice einen Sprung nach vorne machen. Welche Tools wir bei Spacewell Germany nutzen, die auch Ihnen hilfreich sein könnten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Corona – der Digitalisierungskatalysator 

Seit Jahren ist die Digitalisierung ein Dauerthema in Politik und Wirtschaft. Nun wirkt die Corona-Krise in vielen Unternehmen als Antreiber des digitalen Fortschritts - allein schon aus dem Grund, weil sie sich mit Home-Office Lösungen für ihre Mitarbeiter auseinandersetzen mussten und Meetings mittlerweile Videokonferenzen sind. Als im März 2020 der bundesweite Lockdown eintrat, die Schulen geschlossen wurden und nach und nach das öffentliche Leben heruntergefahren wurde, war auch uns, genauso wie wohl auch den meisten anderen Unternehmen im Bereich der Immobilienwirtschaft schnell klar, dass die Arbeit aus dem Home-Office die einzige Möglichkeit ist, das Tagesgeschäft bestmöglich aufrechtzuerhalten. Oft einfacher gesagt als getan, denn sowohl die internen Prozesse der Abstimmung oder Workflows mussten weiterhin genauso funktionieren wie auch die externen Prozesse – also beispielsweise der Austausch mit den Kunden oder Schulungen und Support, die online stattfinden. 

So wurde der plötzliche Lockdown für viele Unternehmen der Immobilienwirtschaft zu einer großen Herausforderung - Mitarbeiter im Homeoffice arbeitsfähig zu machen, indem sie telefonisch erreichbar sind, Zugriff auf Daten und Systeme zu haben, mit Mietern, Dienstleistern und Kunden kommunizieren können, um folglich die Abwicklung von Anfragen, Reparaturen und Bauvorhaben zu koordinieren. Die Optionen und die Erfahrungen waren dabei sehr unterschiedlich, je nachdem, inwieweit die technische Ausstattung sowie die Ausgestaltung von digitalen Systemen und Prozessen vorhanden sind. 

Zugriff von Zuhause - Systeme und Daten in Rechenzentren und Cloud Lösungen 

Während einige Immobilienunternehmen digitale Lösungen schon lange in den Alltag integriert haben, mit denen Zugriff auf Systeme sowie ihre Daten in der Cloud oder in von Softwareherstellern angebotenen Rechenzentren gewährleistet wird, sodass Mitarbeiter problemlos aus dem Homeoffice arbeiten können, mussten andere Akteure der Immobilienbranche Akten oder Ordner mit nach Hause nehmen. Es hat sich gezeigt, wie wichtig und vorteilhaft eine gute digitale Infrastruktur in Unternehmen heute ist. 

Als gesamtes Team bei Spacewell Germany haben wir schnell gemerkt, wie glücklich wir uns schätzen können, dass wir diese digitale Infrastruktur haben und ein Großteil unserer täglichen Arbeit im Unternehmen auf digitalen Prozessen sowie der Nutzung von Cloud-Systemen basiert – und das nicht nur bei der Programmierung unserer Software für die Immobilienverwaltung, iX-Haus. Auch unsere tägliche Arbeit in Verwaltung, Buchhaltung oder Marketing und unsere gesamte Kommunikation, sei es intern oder aber extern, baut auf digitalen Tools auf. 

Aber unabhängig von diesem hohen Digitalisierungsgrad, gibt es in diesem Bereich wohl niemals den Status „fertig“, auch das haben wir gemerkt. Die Krise hat aufgezeigt, dass digitale Technologien viele Vorteile mit sich bringen können, aber auch, dass in der digitalen Arbeitsweise noch viel Verbesserungs- sowie Erweiterungspotenzial für Arbeitsabläufe und Prozesse stecken, die bisher noch nicht ausgeschöpft wurden. 

Digitale Infrastruktur ist ein wichtiges Grundgerüst - auch für uns 

Als Unternehmen der Softwarebranche und der damit verbundenen technischen Ausstattung, beispielsweise dem Einsatz einer digitalen Infrastruktur, die es allen Teammitgliedern erlaubt, ortsunabhängig auf alle notwendigen Daten, Dateien und Informationen zuzugreifen, wenn sie diese benötigen, der Nutzung von Cloud- und Dokumentenmanagement-Systemen für Zusammenarbeit und Datenaustausch oder von Messengern für die schnelle Kommunikation und einer digitalen Telefonanlage stellte es sich für uns als recht unkompliziert heraus, unseren Mitarbeitern die Arbeit aus dem Homeoffice zu ermöglichen. Und auch unsere Beratungs-, Service- und Schulungsdienstleistungen konnten wir aufrechterhalten.  

Der Einsatz der cloudbasierten CRM-Lösung von Salesforce als innovative Anwendung für automatisierte Geschäftsprozesse und Kundenvorgänge ist dabei ein großer Vorteil und ermöglicht unserem F&A Team den Großteil der Aufgaben auch im Homeoffice abzubilden. Mit vergleichbaren Lösungen, die es ermöglichen, dass Mitarbeiter einerseits schneller und produktiver arbeiten können und sich zweitens auch aus dem Homeoffice mit dem System verbinden können und so Zugriff auf abgelegte Stammdaten von Kunden sowie allen relevanten Dokumenten haben, ist ein erster großer Schritt für eine digitale Infrastruktur getan. Des Weiteren liefert das CRM-System großen Mehrwert für die Bearbeitung von Support-Anfragen und der kontaktlosen Übermittlung bzw. Weitergabe von Aufgaben innerhalb unseres Teams. 

Mit angrenzenden Softwarelösungen nahezu alle Prozesse digital abbilden 

Ergänzt um DocuWare, unserer Partnerlösung für digitales Dokumentenmanagement, das wir natürlich auch im eigenen Unternehmen nutzen, können große Teile unserer täglichen Prozesse effektiv abgewickelt werden - auch aus dem Homeoffice. Beispielsweise kann das Einpflegen von Dokumenten und Verträgen in das System sowie Workflows für die Freigabe von Rechnungen mithilfe des digitalen Dokumentenmanagements problemlos auch von Zuhause abgebildet werden. Dokumente werden entsprechend abgelegt und können von jedem Mitarbeiter mit Berechtigung jederzeit und von jedem Ort abgerufen werden, so wie auch Rechnungen jederzeit freigegeben werden können. So schaffen die Lösungen nicht nur die Möglichkeit der Arbeit aus dem Homeoffice, sondern geben den Mitarbeitern jederzeit mehr Raum für andere Aufgaben im Arbeitsalltag. 

Ein wichtiger Faktor – Wie funktioniert die interne & externe Kommunikation 

Aufgrund der Abstandsregelungen während der Corona-Krise arbeitet unser Team abwechselnd in zwei Gruppen, sodass wir uns mittlerweile häufiger via Bildschirm sehen und austauschen. Das wird nach der Pandemie wohl vermehrt erhalten bleiben. Denn Videokonferenzen sind günstig, zeitsparend und umweltfreundlich. Bei uns hat sich die Nutzung von Microsoft Office 365 als Cloudlösung etabliert. Einerseits, um Dokumente schnell auszutauschen, an denen man gemeinsam arbeitet und andererseits die schnelle Chat-Lösung und die Videotelefonie, mit Microsoft Teams. Denn auch bei uns kam noch am ersten Tag des Lockdowns die Frage auf, wie das Team bzw. mehrere Mitarbeiter gleichzeitig untereinander kommunizieren können und besonders wichtig, wie Schulungen zu unserer Softwarelösung und Produktpräsentationen durchgeführt werden sollen, klassische Telefonkonferenzen kamen von vornherein nicht infrage. Der Austausch mit Kollegen, die bei uns teilweise über ganz Deutschland verteilt sind, erfolgt daher über Videokonferenzen mit Microsoft Teams. Und das funktioniert gut. 

Schulungen online per Videokonferenz 

Genauso gut funktionieren auch unsere Software-Schulungen für Bestandskunden und Präsentationen für Interessenten, die wir mittlerweile zu einem Großteil online anbieten – einerseits auch über Microsoft Teams und andererseits über unser onlinebasiertes Webinar-Tool. Nach etwas Eingewöhnung auf beide Seiten, d. h. sowohl bei unseren Kunden als auch bei unseren Consultants, funktionieren unsere Schulungen und weiteren Consulting Dienstleistungen heute auch virtuell gut und werden von unseren Kunden gut angenommen. Gleiches gilt wohl auch in vielen Immobilienunternehmen bei der Organisation und Durchführung für digital abgehaltene Eigentümerversammlungen - nach einer kurzen Eingewöhnungszeit und der Auseinandersetzung mit den technischen Möglichkeiten sind die Videokonferenzen der nächste Schritt Richtung ”fertig”. 

Informationen verbreiten 

Um die vielen Kunden und Interessenten zu erreichen, die wir nicht regelmäßig live sprechen und trotzdem mit Informationen versorgen möchten, setzen wir auf eine weitere online basierte CRM-Lösung. Mit dem System von HubSpot können wir innerhalb des Marketing Teams gleichzeitig an E-Mails, Newslettern oder Themenspezifische Websites (Landingpages) arbeiten und diese versenden, um alle Empfänger auch aus dem Homeoffice mit den nötigen Informationen versorgen zu können - nicht nur in Zeiten von Corona ein wichtiges Instrument für eine schnelle Kommunikation. 

Zurück ins Büro 

Mit Hinblick auf die Einhaltungen der geforderten Abstandsregelungen und zur Gewährleistung der Sicherheit aller Teammitglieder setzen wir natürlich unsere Software Cobundu für ein gezieltes Arbeitsplatz- und Flächenmanagement ein. Über die Plattform buchen wir Räume und Arbeitsplätze für unseren nächsten Bürobesuch schon aus dem Homeoffice über den Browser oder die App auf dem Handy - immer mit dem Hintergedanken, die Abstände in Büros einzuhalten und Infektionsketten während der Corona Krise zu vermeiden. 

Die neuen Trends warten schon - digitalen Technologien und der Fortschritt wichtige Faktoren für eine funktionierende Wirtschaft 

Digitale Technologien haben vielerorts das Alltagsgeschäft aufrechterhalten und neue Technologien haben vieles möglich gemacht, was vorher nicht denkbar war. Doch wie beschrieben, werden Unternehmen den Status “fertig” wohl nie erreichen. Die sich rapide weiterentwickelnde Digitalisierung mit immer neuen Möglichkeiten bringt durchweg neues mit sich. Auch oder besonders für die Immobilienwirtschaft. Mit Smart-Building-Technologien für effektives Flächen- und gezieltes Arbeitsplatzmanagement entwickelt sich beispielsweise ein Trend, der auch schon während der Corona-Krise einen hilfreichen Mehrwert hätte liefern können, um die Büronutzung nachzuverfolgen und Abstandsregelungen zu planen und einzuhalten.  

Die digitale Welt hat sich auch in der Immobilienverwaltung in den vergangenen Monaten der Pandemie noch viel schneller als erwartet weitergedreht. Viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter sind digitalen Medien gegenüber mittlerweile aufgeschlossener, als erwartet und die kommenden Entwicklungen werden Immobilienwirtschaft viele weitere Möglichkeiten bieten, Prozesse und Abläufe zu optimieren.  Befassen Sie sich mit diesen neuen Möglichkeiten, verpassen Sie nicht den Anschluss - von vielen Unternehmen vor der Corona-Krise unterschätzt, herausgeschoben und als nicht wichtig eingestuft, hat diese Zeit jetzt gezeigt, dass die digitalen Technologien und der Fortschritt wichtige Faktoren für eine funktionierende Wirtschaft sind.


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