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eRechnung in der Immobilienwirtschaft - ZUGFeRD 2.0 und XRechnungen

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 30. Januar 2020 13:08:12 MEZ

E-Rechgnung

Management & Verwaltung von Jens Hoffstiepel

Gedruckte Rechnungen kosten Papier und Geld - elektronische Rechnungen stellen in vielen Fällen eine echte Alternative dar. Verstärkt wird der Trend zur digitalen Rechnung durch das eRechnungsgesetz – das Gesetz trat ab November 2018 schrittweise in Kraft. Und der Stichtag zur Umsetzung rückt immer näher. Ab dem 18. April müssen alle öffentlichen Auftragsgeber in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und spätestens ab dem 27. November 2020 müssen Auftragnehmer den Behörden strukturierte elektronische Rechnungen stellen können. Rechnungen auf Papier, via Fax oder als einfaches PDF ohne strukturierte Daten sind dann tabu.

Bei einer elektronischen Rechnung, auch eRechnung genannt, handelt es sich um ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat, wie eine Rechnung auf Papier. Der Einsatz von eRechnungen bedeutet für das Rechnungswesen vor allem die Vereinfachung, Beschleunigung und Automatisierung von Vorgängen. Darum setzen viele Unternehmen mittlerweile auf den Versand elektronischer Rechnungen. Neben PDFs werden dabei viele Formate für eRechnungen genutzt. Das Problem ist, dass es noch keine allgemeinverbindliche Norm gibt, die von allen Marktteilnehmern genutzt werden kann - das soll sich zukünftig ändern. 

Rechnung für öffentliche Auftraggeber wird Pflicht 

Mit der europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen wird der Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen nun verbindlich vorgeschrieben. Wichtig für Unternehmen wird es ab 2020: Zunächst stellen ab dem 18. April alle Auftraggeber des Bundes, der Länder und der Kommunen auf das elektronische Rechnungsverfahren um. Das bedeutet, öffentliche Behörden müssen Rechnungen im E-Format von Unternehmen annehmen und verarbeiten können und ihrerseits auch nur noch solche versenden. Ab dem 27. November 2020 sind dann alle Unternehmen in der Pflicht, Rechnungen gegenüber der öffentlichen Hand elektronisch und im korrekten Format – dazu weiter unten mehr -  auszustellen, sofern es sich nicht um Direktaufträge im Nettowert von unter 1.000 Euro handelt. Die Frage ist daher nicht mehr, ob man als Unternehmen auf den elektronischen Rechnungsaustausch umstellen sollte, sondern wie bzw. bis wann. 

Das Ziel von eRechnungen 

Das grundsätzliche Ziel von eRechnungen besteht darin, die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, aber auch die Verarbeitung von Rechnungen vollständig zu automatisieren und somit zu beschleunigen. Elektronische Rechnungen werden dabei, im Gegensatz zu gedruckten Rechnungen auf Papier, in elektronischer Form erstellt und zugestellt. Die Rechnungen enthalten identische Informationen, wie herkömmliche Rechnungen auf Papier, lassen sich aber wesentlich effektiver und vor allem schneller, beispielsweise per E-Mail, versenden – aber auch hier gilt, alle Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen bei eRechnungen vorhanden sein. 

Mit Rechnungen in elektronischer Form können in Unternehmen mithilfe von digitalen Dokumenten-Management-Systemen viele papierbasierte Prozesse abgeschafft werden. Dabei handelt es sich besonders um Rechnungsverarbeitungs- oder Freigabeprozesse und die Archivierung. Denn auch Rechnungen, die in elektronischer Form im Unternehmen eingehen, müssen in rechtssicherer elektronischer Form archiviert werden. Der Vorteil dabei ist, dass die Papierablage entfällt, was einiges an Lagerplatz freigibt und eine Vielzahl an Kosten spart. 

Aber was genau ist eine eRechnung? 

Aus technischer Sicht ist der Begriff der elektronischen Rechnung nicht eindeutig. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden sowohl rein bildhafte Darstellungen als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als eRechnung bezeichnet. Um das zu erläutern ist das wesentliche Element der eRechnungs-Verordnung die Definition des Begriffs der elektronischen Rechnung 

Eine elektronische Rechnung im Sinne der europarechtlichen Vorgaben stellt nach §2 Abs. 2 eine Rechnung dar, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung vom Eingang bis zur Archivierung ermöglicht. Damit eine Rechnung als eRechnung bezeichnet werden darf, muss sie also zwei Kriterien aufweisen: 

  • Der gesamte „Lebenszyklus“ einer eRechnung ist und bleibt digital. Es wird nichts gescannt oder ausgedruckt. 
  • Die eRechnung muss automatisiert von einem System zu einem anderen überführt werden. Alle Informationen werden automatisch registriert und weitergeleitet.

Werden beispielsweise PDF-Rechnungen per E-Mail versendet, gilt dies vor dem Gesetz zwar als elektronische Rechnung und auch der Papierverbrauch kann damit reduziert werden, jedoch ist das keine adäquate elektronische Rechnungsstellung, also kein echtes E-Invoicing. Denn PDF-Rechnungen müssen ebenso wie gescannte Papierrechnungen mittels Texterkennung oder auch optischer Zeichenerkennung (OCR) erfasst und in strukturierte Daten umgewandelt werden – ein eigentlich zeitintensiver Prozess, der normalerweise häufig manuelles Eingreifen erfordert, mit einem guten digitalen Dokumenten-Management-System (DMS) aber maßgeblich vereinfacht wird, sodass man auch mit diesen Formaten von den Vorteilen des E-Invoicings profitieren kann. 

Strukturierte und unstrukturierte Formate 

Typische strukturierte Formate sind die bekannten Standards XML und EDI, an die sich nun der neue, speziell geschaffene Standard XRechung anschließt. Das bedeutet im Umkehrschluss - unstrukturierte Datenformate, wie Bilddateien in den Standards JPG, TIF oder ein reines PDF ohne strukturierte Daten oder eine eingescannte Papierrechnung sind zukünftig keine elektronischen Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie.  

Kombiniert man diese beiden Fälle zu einem Hybridformat, steht der Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) zur Verfügung, der strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in PDF/A3-Dokumente integriert. Versandt wird anschließend eine PDF-Datei, die von einem XML Datensatz begleitet ist. Auch derartige hybride Formate sind ausdrücklich erlaubt, sofern ein Teil der Rechnung den rechtlichen Vorgaben entspricht. 

Rechtlich zulässig sind also Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen sowie Rechnungsformate, die sowohl aus einem strukturierten Format als auch einer “angehangenen” Bilddatei bestehen. 

ZUGFeRD 2.0 

Schon im Juni 2014 wurde vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), einer nationalen Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland, ein einheitliches Datenformat für Deutschland spezifiziert, das ZUGFeRD-Format. Das bisher vorherrschende deutsche eRechnungsformat ZUGFeRD 1.0 wurde zur Version ZUGFeRD 2.0 weiterentwickelt und entspricht der europäischen Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung.  

ZUGFeRD 2.0 erfüllt damit bereits alle Anforderungen der EU-Richtlinie an die XRechnung und kann für die Rechnungsstellung mit Behörden, national und international, genutzt werden. 

Zu beachten ist hier also, dass digitale Lösungen, wie beispielsweise Dokumenten-Management-Systeme, mit denen Rechnungen erstellt und versendet werden diese Formate rechtssicher abbilden. 

E-Invoicing nach rechtlichen Vorgaben? 

Unter E-Invoicing, also elektronischer Rechnungsstellung, versteht man den elektronischen Versand dieser strukturierten Rechnungsdaten, die man dann automatisiert weiterverarbeiten kann. Die Übertragung der Rechnungsdaten erfolgt entweder direkt zwischen Sender und Empfängern über E-Mail, einen Download aus einer Cloud oder über ein Dokumenten-Management-System bzw. E-Invoicing-Netzwerk. An Position eines langsamen und fehleranfälligen Verarbeitungsprozesses mittels Papierrechnungen tritt somit ein effizientes sowie umweltfreundliches elektronisches Verfahren. Neben Zeit und Papier sparen sowohl Sender als auch Empfänger mit E-Invoicing vor allem Kosten. 

Moderne digitale Dokumenten-Management-Systeme integriert in eine Software für das Immobilienmanagement unterstützten die neuen Richtlinien schon jetzt und gewährleisten so ein die Rechnungstellung an alle Bundesbehörden nach rechtlichen Vorgaben. 

Vorteile von E-Rechnungen und E-Invoicing 

Um eine Buchhaltung erfolgreich auf die Verarbeitung elektronischer Rechnungen umzustellen, bedarf es neben der Auswahl von technischen Komponenten zudem unternehmensinternen Anpassungen. Zu den technischen Komponenten gehören neben einem elektronischen Rechnungseingang via E-Mail, Download oder Cloud-Nutzung zusätzlich der digitale Rechnungsworkflow sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv. Das lässt sich in den meisten Fällen mit einem digitalen Dokumenten-Management-System umsetzen. Die Einführung eines solchen Systems im Unternehmen sollte stets projektbegleitend erfolgen, um zu gewährleisten, dass die neuen Komponenten letztlich durch alle Mitarbeiter akzeptiert und genutzt werden. 

Die vielen Vorteile von eRechnung und eInvoicing  

Schaut man sich den Mehrwert einer möglichen Investition in die Digitalisierung der Verwaltung eines Unternehmens an, offenbart sich schnell, wo die Chancen von eRechnungen und eInvoicing  im Finanz- und Rechnungswesen liegen. Denn Unternehmen sparen durch den Verzicht auf Papier nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Digitale Dokumenten-Management-Systeme sichern Unternehmen schon heute bei den rechtlichen Vorgaben zur Rechnungsstellung ab oder wandeln umständliche Verfahren, wie Rechnungsfreigaben, in einfache Workflows um, verlorene Zeit in mehr Zeit für andere Aufgaben und Kosten in verfügbares Kapital – und das ab dem ersten Tag der Einführung.  

Eine Investition in geeignete Dokumenten-Management-Lösungen für die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens kann zukünftig also einen großen strategischen Mehrwert liefern, wenn es darum geht, rechtliche Vorgaben und sichere, einfache Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung umzusetzen. Handeln Sie frühzeitig und informieren Sie sich schon jetzt über ein geeignetes Dokumenten-Management-System, um auch in Ihre Buchhaltung mit eRechnungen sowie eInvoicing rechtssicher aufzustellen, Kosten sowie Zeit zu sparen und zukünftig Geschäfte mit Behörden von Bund, Ländern und Kommunen machen zu können. 

Topics: Management & Verwaltung


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