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Wie die Corona-Krise digitale Arbeitsweisen in der Immobilienwirtschaft etabliert

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 19. August 2020 16:00:00 MESZ

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Trends von Jens Hoffstiepel

So viele Einschränkungen und Unwägbarkeiten sowohl die Gesellschaft also auch die Wirtschaft während der Corona-Krise mitmachen müssen, zumindest was die Digitalisierung in Deutschland betrifft, bringt die Krise einige Steine ins Rollen – auch in der Immobilienwirtschaft. Viele Unternehmen haben die Vorteile der digitalen Arbeitsweise und automatisierter Abläufe für sich entdeckt. Dabei wird nicht nur das Arbeiten aus dem Homeoffice einen Sprung nach vorne machen. Wir als Softwarehersteller haben schnell gemerkt, wie glücklich wir uns schätzen können, dass ein Großteil unserer täglichen Arbeit im gesamten Unternehmen auf digitalen Prozessen basiert – und das nicht nur bei der Programmierung unserer Software für die Immobilienverwaltung iX-Haus. Aber unabhängig vom Digitalisierungsgrad in Unternehmen, gibt es in diesem Bereich wohl niemals den Status „fertig“, auch das haben wir gemerkt. Die Krise hat aufgezeigt, dass digitale Technologien viele Vorteile mit sich bringen können, aber auch, dass in der digitalen Arbeitsweise noch viel Verbesserungs- sowie Erweiterungspotenzial für Arbeitsabläufe und Prozesse stecken, die bisher noch nicht ausgeschöpft wurden. 

Corona – der Digitalisierungskatalysator 

Seit Jahren ist die Digitalisierung ein Dauerthema in Politik und Wirtschaft - natürlich auch in der Immobilienwirtschaft. Nun wirkt die Corona-Krise in vielen Unternehmen als Antreiber des digitalen Fortschritts - allein schon aus dem Grund, weil sie sich mit Home-Office Lösungen für ihre Mitarbeiter auseinandersetzen mussten und Meetings mittlerweile über Videmeetings stattfinden. Als im März 2020 der bundesweite Lockdown eintrat, die Schulen geschlossen wurden und nach und nach das öffentliche Leben heruntergefahren wurde, war auch uns genauso, wie den meisten andere Unternehmen im Bereich der Immobilienwirtschaft schnell klar, dass die Arbeit aus dem Home-Office, die einzige Möglichkeit ist, das Tagesgeschäft aufrechtzuerhalten. Dabei müssen die internen Prozesse der Abstimmung oder Workflows jedoch genauso funktionieren, wie die externen Prozesse – also beispielsweise der Austausch mit den Kunden oder Schulungen, die online stattfinden. 

Digitale Infrastruktur ist ein wichtiges Grundgerüst 

Vielleicht aufgrund unserer Branche und der damit verbundenen technischen Ausstattung, beispielsweise dem Einsatz einer technischen Infrastruktur, die es allen Teammitgliedern erlaubt ortsunabhängig auf alle notwendigen Daten zuzugreifen, wenn sie Dateien oder Informationen benötigen, der Nutzung von Cloud Systemen für Zusammenarbeit und Datenaustausch oder von Messengern für die schnelle Kommunikation und einer digitalen Telefonanlage stellte es sich für uns als recht unkompliziert heraus, den Spacewell Germany Mitarbeitern die Arbeit aus dem Homeoffice zu ermöglichen. Auch unsere Beratungs-, Service- und Schulungsdienstleistungen konnten wir aufrechterhalten. Doch für viele Unternehmen der Immobilienbranche war der Lockdown eine große Herausforderung - Mitarbeiter im Homeoffice arbeitsfähig zu machen, indem sie telefonisch erreichbar sind, Zugriff auf Daten und Systeme haben, mit Mietern, Dienstleistern und Kunden kommunizieren können, um die Abwicklung von Reparaturen und Bauvorhaben zu koordinieren. Die Optionen und die Erfahrungen waren dabei sehr unterschiedlich, je nachdem, wie die Ausstattung und Ausgestaltung von Systemen und Prozessen aussahen.  

Zugriff von Zuhause - Systeme und Daten in Rechenzentren und Cloud Lösungen 

Während einige Immobilienunternehmen digitale Lösungen schon lange in den Alltag integriert haben, mit denen Zugriff auf Systeme sowie ihre Daten in der Cloud oder in von Softwareherstellern für das Immobilienmanagement angebotenen Rechenzentren gewährleistet wird, sodass Mitarbeiter problemlos aus dem Homeoffice arbeiten können, mussten andere Akteure der Immobilienbranche Akten oder Ordner mit nach Hause nehmen. Es hat sich gezeigt, wie wichtig und vorteilhaft eine gute digitale Infrastruktur auf Basis einer Softwarelösung für das Immobilienmanagement in Unternehmen heute sein kann. Mit derartigen Lösungen, die es ermöglichen, dass Mitarbeiter einerseits schneller und produktiver arbeiten können und sich zweitens auch aus dem Homeoffice mit dem System verbinden können und so Zugriff auf abgelegte Stammdaten von Mietern, Objektdaten und Dokumente haben, ist ein erster großer Schritt für eine digitale Infrastruktur getan. 

Mit angrenzenden Softwarelösungen nahezu alle Prozesse der Immobilienwirtschaft abbilden 

Ergänzen Nutzer die Softwarelösungen für das Immobilienmanagement mithilfe von bilateralen Schnittstellen noch um Lösungen für digitales Dokumentenmanagement oder Serviceplattformen für die Kommunikation, können große Teile der täglichen Prozesse effektiver abgewickelt werden - auch aus dem Homeoffice. Beispielsweise kann das Einpflegen von Dokumenten und Verträgen in das System sowie die Freigabe von Rechnungen mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagements problemlos auch von Zuhause abgebildet werden. Dokumente werden entsprechend in der Software für das Immobilienmanagement abgelegt und können von jedem Mitarbeiter mit Berechtigung jederzeit und von jedem Ort abgerufen werden, so wie auch Rechnungen jederzeit freigegeben werden können. Des Weiteren liefern integrierte Serviceplattformen für die Mieterkommunikation großen Mehrwert für die schnelle und unkomplizierten Bearbeitung von Anfragen oder Mängelmeldungen, der kontaktlosen Übermittlung bzw. Weitergabe von Verbrauchsdaten oder der Abstimmung mit Dienstleister und Handwerkern. Die Stammdaten aus der Softwarelösung für das Immobilienmanagement werden der Serviceplattform für die Kommunikation zur Verfügung gestellt, um eine schnelle und verlustfreie Kommunikation zwischen den Lösungen zu gewährleisten. So schaffen die Lösungen nicht nur die Möglichkeit der Arbeit aus dem Homeoffice, sondern geben den Mitarbeitern jederzeit mehr Raum für andere Aufgaben im Arbeitsalltag. 

Ein wichtiger Faktor – Wie funktioniert die interne & externe Kommunikation 

Um sich vor Ansteckung zu schützen, treffen sich Menschen mittlerweile häufiger via Bildschirm mit anderen, denen sie früher gegenübergesessen hätten. Das wird nach der Pandemie wohl vermehrt erhalten bleiben. Denn Videokonferenzen sind günstig, zeitsparend und umweltfreundlich. Bei uns hat sich die Nutzung von Microsoft Office 365 als Cloudlösung etabliert. Einerseits, um Dokumente schnell auszutauschen, an denen man gemeinsam arbeitet und andererseits die Videotelefonie und die schnelle Chat-Lösung, mit Microsoft Teams. Denn auch bei uns kam noch am ersten Tag des Lockdowns die Frage auf, wie das Team bzw. mehrere Mitarbeiter gleichzeitig untereinander kommunizieren können und besonders wichtig, wie Schulungen zu unserer Softwarelösung und Produktpräsentationen durchgeführt werden sollen klassische Telefonkonferenzen kamen von vornherein nicht infrage. Der Austausch mit Kollegen, die bei uns teilweise über ganz Deutschland verteilt sind, erfolgt daher über Videokonferenzen mit Microsoft Teams. Und das funktioniert gut. 

Und auch unsere Software-Schulungen für Bestandskunden und Präsentationen für interessierte Kunden bieten wir über diese Lösung an. Doch bei Schulungen und weiteren Consulting Dienstleistungen kamen wir an einen Punkt, an dem auch wir nicht auslernen und auf die Einleitung dieses Artikels zurück - es gibt bei der Digitalisierung nie den Satus “fertig”. Bei Microsoft Teams sieht man immer nur den aktuell sprechenden und einige weitere Teilnehmer. So gestalteten sich Schulungen mit mehr als fünf Teilnehmern über Teams durchaus schwierig. Gleiches gilt in vielen Immobilienunternehmen bei der Organisation und Durchführung für digital abgehaltene Eigentümerversammlungen - Microsoft Teams scheint ungeeignet und die Videokonferenz Software Zoom scheint datenschutzrechtlich nicht ausgereift zu sein. 

Die neuen Trends warten schon - digitalen Technologien und der Fortschritt wichtige Faktoren für eine funktionierende Wirtschaft 

Digitale Technologien haben vielerorts das Alltagsgeschäft aufrechterhalten und neue Technologien haben vieles möglich gemacht, was vorher nicht denkbar war. Doch wie beschrieben, werden Unternehmen den Status “fertig” wohl nie erreichen. Die sich rapide weiterentwickelnde Digitalisierung mit immer neuen Möglichkeiten bringt durchweg neues mit sich. Auch oder besonders für die Immobilienwirtschaft. Mit Smart Building Technologien für effektives Flächen- und gezieltes Arbeitsplatzmanagement entwickelt sich beispielsweise ein Trend, der auch schon während der Corona-Krise einen hilfreichen Mehrwert hätte liefern können, um die Büronutzung nachzuverfolgen und Abstandsregelungen zu planen und einzuhalten.  

Die digitale Welt hat sich auch in der Immobilienverwaltung in den vergangenen Monaten der Pandemie noch viel schneller als erwartet weitergedreht. Viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter sind digitalen Medien gegenüber mittlerweile aufgeschlossener, als erwartet und die kommenden Entwicklungen werden Immobilienwirtschaft viele weitere Möglichkeiten bieten, Prozesse und Abläufe zu optimieren.  Befassen Sie sich mit diesen neuen Möglichkeiten, verpassen Sie nicht den Anschluss - von vielen Unternehmen vor der Corona-Krise unterschätzt, herausgeschoben und als nicht wichtig eingestuft, hat diese Zeit jetzt gezeigt, dass die digitalen Technologien und der Fortschritt wichtige Faktoren für eine funktionierende Wirtschaft sind.

Topics: Trends


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